AI is er niet om mensen te vervangen, maar om tijd te besparen op herhalende taken. Ontdek per afdeling hoe u Exact Online slimmer kunt gebruiken met behulp van een AI-assistent en MCP.

Waarom automatiseren met AI?

In veel organisaties besteden medewerkers dagelijks tijd aan het opzoeken van gegevens, het invoeren van orders en het controleren van statussen in Exact Online. Dit zijn taken die belangrijk zijn, maar vaak repetitief. Met een AI-assistent gekoppeld aan Exact Online via MCP kunt u deze taken uitvoeren in een fractie van de tijd, simpelweg door een vraag te stellen in natuurlijke taal.

In dit artikel laten we per afdeling zien welke taken u kunt automatiseren. Heeft u al ervaring met AI en Exact Online? Lees dan ook ons artikel over 5 manieren om AI te gebruiken met Exact Online.

Magazijn

Voor magazijnmedewerkers is snelle toegang tot voorraadgegevens essentieel. Met een AI-assistent hoeft u niet meer in te loggen en door schermen te navigeren. U stelt simpelweg een vraag:

• Voorraad checken: “Hoeveel stuks van artikel X hebben we op voorraad?” De AI-assistent geeft direct het antwoord, inclusief aantallen per magazijn.
• Verplaatsingen aanmaken: “Verplaats 50 stuks van artikel Y van magazijn A naar magazijn B.” De verplaatsing wordt direct aangemaakt in Exact Online.
• Batch-tracking: “Wat is de historie van batchnummer 12345?” U ontvangt een overzicht van alle transacties voor die batch, inclusief locaties en datums.

Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten die ontstaan bij handmatige invoer.

Inkoop

De inkoopafdeling kan met AI de dagelijkse werkzaamheden aanzienlijk versnellen:

• Inkooporders aanmaken: “Maak een inkooporder aan bij leverancier Z voor 100 stuks van artikel A en 200 stuks van artikel B.” De AI-assistent zoekt de juiste leverancier en artikelen op en maakt de order aan.
• Leveranciers opzoeken: “Welke leveranciers leveren artikel X?” U krijgt direct een overzicht van alle leveranciers met hun gegevens.
• Ontvangsten boeken: “Boek de ontvangst van inkooporder 12345, alle regels volledig ontvangen.” De goederenontvangst wordt verwerkt zonder dat u formulieren hoeft in te vullen.

Verkoop

Verkoopmedewerkers hebben vaak snel informatie nodig over orders en klanten. Met een AI-assistent gaat dat sneller dan ooit:

• Verkooporders aanmaken: “Maak een verkooporder aan voor klant ABC met 10 stuks van product X.” De order wordt direct aangemaakt met de juiste klantgegevens en artikelprijzen.
• Leverstatus opvragen: “Wat is de status van verkooporder 67890?” U ontvangt een overzicht van alle orderregels met de leverstatus per regel.
• Klantinfo opzoeken: “Wat zijn de contactgegevens van klant XYZ?” Direct antwoord zonder door de klantendatabase te hoeven zoeken.

Administratie

Ook voor administratief personeel biedt AI met Exact Online grote voordelen:

• Orders overzicht: “Laat alle openstaande verkooporders zien van deze maand.” U krijgt een gestructureerd overzicht dat u direct kunt gebruiken.
• Productieorders: “Wat is de status van productieorder 54321?” De AI-assistent toont het materiaalplan, de voortgang en eventuele knelpunten.
• Rapportages: Stel gerichte vragen over uw data en ontvang direct bruikbare antwoorden, zonder dat u zelf rapporten hoeft samen te stellen.

Hoeveel tijd bespaart u?

De tijdsbesparing hangt af van uw huidige werkwijze en het volume aan transacties. Enkele voorbeelden:

• Een voorraadcontrole die normaal 2-3 minuten kost (inloggen, navigeren, zoeken), duurt via AI nog maar 10 seconden.
• Het aanmaken van een inkooporder met meerdere regels kost handmatig al snel 5 minuten. Via AI is dit in 30 seconden geregeld.
• Het opzoeken van een orderstatus inclusief alle leverdetails kost handmatig enkele minuten. Via AI krijgt u het antwoord in een paar seconden.

Bij tien van dit soort acties per dag bespaart u al snel 30 tot 45 minuten. Over een werkweek is dat meerdere uren die u kunt besteden aan taken die echt aandacht verdienen.

Aan de slag

Wilt u Exact Online automatiseren met AI? Het instellen is eenvoudiger dan u denkt. Via de Barcode Scan App koppelt u uw Exact Online omgeving aan een MCP-server. Vervolgens verbindt u uw favoriete AI-assistent, zoals ChatGPT, en kunt u direct aan de slag.

Lees onze stap-voor-stap handleiding voor het instellen van MCP en begin vandaag nog met het automatiseren van uw dagelijkse Exact Online taken.