Wilt u snel weten hoeveel voorraad u heeft van een bepaald artikel? Met ChatGPT gekoppeld aan Exact Online via MCP kunt u voorraadstanden opvragen door simpelweg een vraag te stellen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe dit werkt, inclusief voorbeeldvragen die u direct kunt gebruiken.

Wat heb je nodig?

Om voorraadstanden op te vragen met ChatGPT heeft u drie dingen nodig:

• Een Exact Online account met de artikelen en voorraad die u wilt opvragen.
• De Barcode Scan App die de MCP-server voor Exact Online aanbiedt. Via deze app wordt de beveiligde verbinding tussen ChatGPT en uw Exact Online omgeving opgezet.
• ChatGPT met MCP-ondersteuning. ChatGPT fungeert als de AI-assistent die uw vragen vertaalt naar acties in Exact Online.

Stap voor stap instellen

Het instellen van de koppeling is eenvoudig en kost slechts enkele minuten. In ons artikel MCP instellen vindt u een uitgebreide handleiding met alle stappen. Kort samengevat:

1. Installeer de Barcode Scan App en koppel deze aan uw Exact Online omgeving.
2. Configureer de MCP-server in ChatGPT door de verbindingsgegevens in te voeren.
3. Test de verbinding door een eenvoudige vraag te stellen.

Zodra de koppeling werkt, kunt u direct aan de slag met het opvragen van voorraadstanden.

Voorbeeldvragen die u kunt stellen

Hieronder vindt u een aantal voorbeeldvragen die u aan ChatGPT kunt stellen om voorraadstanden op te vragen. ChatGPT zoekt automatisch de juiste gegevens op in uw Exact Online omgeving.

• "Hoeveel voorraad hebben we van artikel 12345?" - ChatGPT zoekt het artikel op basis van de artikelcode en toont de huidige voorraadstand per magazijn.
• "Zoek de voorraad van alle artikelen met 'schroef' in de naam" - ChatGPT doorzoekt uw artikelbestand en toont de voorraad van alle matchende artikelen.
• "Welke artikelen liggen op locatie A-01-03?" - Als u met opslaglocaties werkt, kunt u opvragen welke artikelen op een specifieke locatie liggen.
• "Wat is de voorraad van batch 2026-001?" - Voor artikelen met batchnummers kunt u de voorraad per batch opvragen.
• "Geef een overzicht van alle artikelen met minder dan 10 stuks op voorraad" - Handig om snel te zien welke artikelen bijbesteld moeten worden.
• "In welk magazijn ligt artikel X?" - Als u met meerdere magazijnen werkt, kunt u opvragen waar een artikel is opgeslagen.

Tips voor betere resultaten

Om het meeste uit de koppeling te halen, hebben we een aantal praktische tips:

• Gebruik artikelcodes waar mogelijk. ChatGPT kan ook zoeken op omschrijving, maar een artikelcode geeft altijd het meest precieze resultaat.
• Wees specifiek in uw vraag. "Hoeveel voorraad van artikel 12345 in magazijn Hoofdmagazijn?" geeft een gerichter antwoord dan "Hoeveel voorraad hebben we?"
• Stel vervolgvragen. Na een eerste antwoord kunt u doorvragen. Bijvoorbeeld: "En hoeveel daarvan is gereserveerd voor openstaande orders?"
• Combineer met andere acties. U kunt niet alleen voorraad opvragen, maar ook direct actie ondernemen. Bijvoorbeeld: "De voorraad is laag, maak een inkooporder aan bij leverancier Y voor 100 stuks."

Aan de slag

Het opvragen van voorraadstanden is slechts een van de vele mogelijkheden die de koppeling tussen ChatGPT en Exact Online biedt. Lees meer over alle mogelijkheden op onze pagina over ChatGPT en Exact Online, of ontdek wat MCP precies is en hoe het werkt.

Klaar om te beginnen? Ga naar barcodescan.nl en stel de MCP-koppeling in. Binnen enkele minuten kunt u uw eerste voorraadvraag stellen aan ChatGPT.